هر تیمی یک روز تصمیم می‌گیرد «همه‌چیز را یک جا بنویسیم». چند هفته بعد، دانشنامه پر از صفحه‌های نیمه‌کاره و قدیمی است و همه دوباره سؤال‌ها را در گروه پیام‌رسان می‌پرسند. مشکل از ابزار نیست؛ از ساختار است.
۱. از سؤال‌های تکراری شروع کنید
به جای اینکه از بالا ساختار کامل بچینید، یک هفته سؤال‌هایی که در تیم تکرار می‌شوند را یادداشت کنید. هر سؤال تکراری، یک صفحه دانشنامه است. این‌طوری اولین صفحه‌ها همان‌هایی هستند که واقعاً لازم‌اند.
۲. ساختار کم‌عمق
بیش از سه سطح تودرتو نسازید. یک ساختار ساده که برای بیشتر تیم‌ها جواب می‌دهد:
- شروع کار: راهنمای ورود، ابزارها، دسترسی‌ها
- چطور کار می‌کنیم: فرایندها، جلسه‌ها، قراردادهای نوشتاری
- محصول: مستندات، تصمیم‌ها، نقشه راه
- مرجع: واژه‌نامه، تماس‌ها، قالب‌ها
۳. هر صفحه یک مالک
صفحه‌ای که مالک ندارد، کهنه می‌شود. بالای هر صفحه بنویسید چه کسی مسئولش است. در تک‌داک می‌توانید یک پایگاه داده از صفحه‌های دانشنامه بسازید با ستون «مالک» و «آخرین بازبینی» و یک نمای فیلترشده برای صفحه‌هایی که بیش از سه ماه بازبینی نشده‌اند.
۴. پیوند بدهید، تکرار نکنید
اگر یک مطلب در دو جا لازم است، آن را دو بار ننویسید. با @ به صفحه اصلی پیوند بدهید. هر صفحه هم نشان می‌دهد کدام صفحه‌ها به آن اشاره کرده‌اند، پس ارتباط‌ها از هر دو طرف دیده می‌شوند.
۵. جست‌وجو را جدی بگیرید
مردم دانشنامه را مرور نمی‌کنند؛ جست‌وجو می‌کنند. عنوان صفحه‌ها را همان‌طور بنویسید که کسی دنبالش می‌گردد: «چطور مرخصی بگیرم» بهتر از «فرایندهای منابع انسانی ـ بخش ۳» است.
دانشنامه خوب، جایی است که جواب را زودتر از پرسیدن از همکار پیدا کنید.
اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید، قالب‌های گالری قالب‌ها نقطه شروع خوبی‌اند.